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如何组织会议-南宁会议公司推荐阅读

组织会议，行内叫做办会，与办文、办事一起构成了机关人员的基本职责，简称“三办”。
办会根据会议的属性、内容、规格不同也有所不同。比如，党的会议、行政会议、业务会议等，其本身就有属性上的区别，组织会议的原则、形式、方法也有差异。
但不管什么会议，起码离不开几个环节。
1、筹划环节。需要根据会议的性质、内容、规模，拟订计划方案。其中，时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐一拉单。最后起草会议的组织实施方案和经费预算，报请领导审批。期间，若是超过200人中、大型会议，还要给分管或主要领导汇报。
2、准备环节。方案确定后，首先要发出预先通知，其中时间、地点、人员等暂时不能确定的要素，可以在正式通知中予以明确。其次，就是要展开会议的准备，也叫做会议的筹备阶段，主要是根据时间先后、轻重缓急，编制一个筹备计划，多个部门合作的，还要召开一个或者几个协调会，明确任务分工、标准要求和时间接点。筹备工作是一项艰苦细致的工作，我们常说会议是否成功圆满，关键在会外而不是在会内，所以，会议的准备质量往往影响会议的成败。准备的内容，大致有文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等，必须细而又细。编制好会议须知。
3、实施环节。要布置会场，包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位，同时要安排好座次、调试好所有必备设备。要安排好接待，包括接机、接站、食宿等。要根据需要安排好车辆保障、卫生保障、安全保障等。要组织好人员，准备签到登记，引导与会人员就坐。要安排好主持人和会议发言人员的材料，必要时要安排专人负责，留有备份，防止一时疏忽忘记了拿材料或讲话稿。要安排好新闻宣传工作，摄影、录像、报道都要根据需要进行协调。要做好会间的保障工作。
4、收尾环节。会议结束后，要及时收撤会议物品，清理会场及食宿场所物品。要根据会议精神和领导要求，修订印发会议文件。

一、会前准备
      1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
      2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
      3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个
         项目的商议时间。
      4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。
      5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
      6、根据要讨论的问题限定与会人员。
      7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
      二、会议期间控制
      1、叙述会议的目的。
      2、核对并记录与会者。
      3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
      4、给每一个人表述自己意见的机会。
      5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
      6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
      7、坚持预定的时间，不要拖延。
      8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
      9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
      10、确定下次会议的议题和时间。
      三、会后工作
      1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓
         名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
      2、根据会议，对执行进行监督和检查。

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